先给结论:不要把重复事实当成“每篇都要交代的背景”,而要把其中一处升级为唯一事实源,其余位置只保留与当前任务直接相关的部分,并用链接或简短指代承接。判断标准不是出现次数,而是读者读完这一段后能否完成本页承诺的动作。
假设你手里有三篇旧文:一篇讲产品基础概念,一篇讲配置步骤,一篇讲迁移注意事项。三篇都写了同一段“支持哪些格式”。这时先不要逐篇删句子,而是先决定哪一篇承担解释格式的责任。
动作:把三篇中关于格式的段落复制到一个临时文档,逐句标记“定义、限制、例外、操作后果”。结果:你会看到真正重复的往往不是整段,而是定义和限制。下一步只把定义和限制合并进事实源,操作后果留在各自页面。
同一事实在不同页面出现,不一定都是冗余。判断依据是:删掉它之后,读者是否必须跳到另一页才能完成当前页的动作。
假设迁移页写着“旧系统将在某日停止接收新数据”,而概念页也写了同一句。迁移页的读者需要据此决定是否立即导出;概念页的读者只是了解背景。此时迁移页保留日期和后果,概念页只保留“存在停止接收的节点,具体见迁移页”即可。
动作:给每处重复事实标注它服务的是“理解、决策还是操作”。结果:服务操作的事实优先留在操作页;服务理解的事实集中到概念页;只服务决策的事实放在决策页,并用链接指向细节。
很多旧内容看似重复,是因为每篇都用不同措辞重述同一件事,读者无法判断哪一处最完整。同义词机械换写不会带来新价值,只会让事实源更模糊。
更可执行的做法是给同一事实分配不同角色:
动作:把重复段落按这四种角色重新归类。结果:如果一段同时承担三种角色,就拆开;如果一段只承担同义复述,就删除或改为指向事实源的短句。
假设某旧页面写道:“旧接口仍可用,但新接口支持批量处理。”另一篇新页面也写了同一句。你可以先假设删掉旧页面中的“新接口支持批量处理”,只保留“旧接口仍可用,迁移见新页面”。
然后检查:读者在旧页面是否还需要知道批量处理?如果旧页面的任务是告知退出时间,那么不需要;如果旧页面的任务是帮助读者决定是否迁移,那么需要保留“批量处理会影响迁移选择”这一层,但不必重述批量处理的完整步骤。
动作:对每处重复事实做一次“删除后读者下一步是否受阻”的检查。结果:受阻的事实留在当前页并写清条件;不受阻的事实改为链接或一句指代。这个动作会直接影响下一篇旧文的处理顺序:先处理退出页,再处理操作页,最后处理概念页。
旧内容、旧系统或旧合作关系需要退出时,常见错误是整页删除或整页保留。更稳妥的做法是先区分三类内容:仍然成立的事实、只对旧状态成立的事实、已经无法核实的事实。
仍然成立的事实可以并入事实源;只对旧状态成立的事实留在退出说明中,并写清适用条件;已经无法核实的事实不要继续以肯定语气出现,改为说明无法核实,或直接移除。
动作:在旧页顶部加一段退出说明,写明哪些内容仍可参考、哪些已不再维护、读者应转向哪一页。结果:旧页不再与事实源争夺解释权,但仍然保留对旧读者的指路价值。下一步是检查事实源是否已经包含被保留的部分,避免退出页又变成新的重复来源。